۷ نرم افزار پرقدرت برای مدیریت آموزشگاه زبان در دنیا
در یک آموزشگاه زبان روزانه فعالیت‌های زیادی در زمینه‌های مالی، اداری و آموزشی انجام می‌شود، موضوع بسیار مهم این است که کلیه این فعالیت‌ها باید به صورت یکپارچه و منظم و با هماهنگی کامل با یکدیگر انجام شوند تا از بروز هر گونه خطا در امور آموزشگاه جلوگیری شود. چطور می‌توان فضایی ایجاد کرد که در آن بشود کلیه این امور را به صورت منظم و دقیق انجام داد؟ نرم افزارهای جامع مدیریت آموزشگاه زبان در جهان از جمله کارآمدترین ابزار برای انجام امور آموزشگاه‌های زبان هستند که استفاده از آن‌ها به شدت در حال افزایش است.
در این مطلب می‌خواهیم با اهمیت نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه زبان آشنا شویم و سپس به بررسی ویژگی‌های برخی از بهترین سیستم های مدیریت آموزشگاه زبان در جهان بپردازیم.
فهرست مطالب:
چرا استفاده از نرم افزار مدیریت برای آموزشگاه زبان مهم است؟
یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه زبان باید چه امکاناتی داشته باشد؟
عوامل مهم در برتر بودن نرم افزار مدیریتی نسبت به دیگر نرم افزار ها
چرا استفاده از نرم افزار مدیریت برای آموزشگاه زبان مهم است؟
بروز مشکلات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری در جریان انجام امور آموزشگاه، کاغذبازی‌هایی که گویی تمامی ندارند، محاسبات و برنامه‌ریزی‌های پیچیده و زمان‌بر، کمبود زمان، فضا و نیروهای انسانی همگی از مشکلاتی هستند که آموزشگاه‌های زبان به طور معمول با آن‌ها روبرو هستند. در برخی مواقع حتی باعث ایجاد خطا در فرآیند کارها می‌شوند. بنابراین بسیار مهم است که این آموزشگاه‌ها در بخش مدیریتی از نرم‌افزارهایی استفاده کنند که انجام امور آموزشگاه را تسهیل و تسریع کند.
با استفاده از نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه زبان میزان خطاهای انسانی، حجم کارها و زمان موردنیاز برای انجام کارها به میزان قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند. همین موضوع می‌تواند باعث ارتقا کیفیت و دقت کارها شود. نرم افزارهای جامع مدیریت آموزشگاه زبان در جهان تاکنون به میزان زیادی توانسته‌اند فرآیند انجام کارها را سرعت ببخشند. به همین دلیل است که این نرم‌افزارها روز به روز بیشتر مورد توجه آموزشگاه‌ها قرار می‌گیرند. به طور کلی مزایای استفاده از سیستم‌های مدیریت آموزشگاه زبان را در موارد زیر می‌توان خلاصه کرد:
- افزایش سرعت و دقت در انجام امور مالی و ادرای
- کاهش قابل توجه حجم کارها
- تسهیل امور ثبت‌نام زبان‌آموزان
- تسهیل امور مربوط به برگزاری آزمون و روند نمره‌دهی
- ایجاد یکپارچگی و هماهنگی در امور شعب آموزشگاه در شهرهای مختلف
- امکان برگزاری کلاس و آزمون‌های آنلاین
- صرفه‌جویی در زمان برای انجام کلیه امور
- صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست
- کاهش هزینه‌های آموزشگاه در بخش‌های مختلف
- کاهش نیاز به ایجاد فضاهای فیزیکی برای انجام فعالیت‌های آموزشگاه
یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه زبان باید چه امکاناتی داشته باشد؟
یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه زبان باید تا حد ممکن جامع باشد و امکاناتی داشته باشد که از طریق آن‌ها بتوان تا حد امکان بیشتر کارهای مربوط به آموزشگاه را در همان سیستم انجام داد. به طور معمول بهترین سیستم‌های مدیریت آموزشگاه زبان در دنیا دارای چند بخش اصلی هستند که عبارتند از پورتال مدیریت، پورتال اساتید، پورتال زبان‌آموزان، بخش برگزاری کلاس‌ها و آزمون‌های آنلاین و سیستم حضور و غیاب.
البته نرم‌افزارهایی نیز وجود دارند که علاوه‌بر این‌ها، امکانات دیگری هم در اختیار آموزشگاه‌ها می‌گذارند و باعث تسریع و تسهیل هرچه بیشتر فعالیت‌ها در آموزشگاه‌ها می‌شوند. در کنار تمام این موارد، بسیار مهم است که نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه زبان دارای اپلیکیشن برای گوشی‌های اندروید و iOS نیز باشند تا از این طریق افراد بیشتری بتوانند از امکانات سیستم مدیریت آموزشگاه زبان استفاده کنند.
بیشتر بخوانید: بهترین آموزشگاه های زبان در جهان چگونه کار میکنند؟
عوامل مهم در برتر بودن نرم افزار مدیریتی نسبت به دیگر نرم افزارها
نرم افزارهای جامع مدیریت آموزشگاه زبان برای اینکه بیشترین کارایی را داشته باشند، باید دارای یک سروی ویژگی‌های خاص باشند. طی بررسی‌های انجام شده، مشخص شده است که بهترین سیستم مدیریت آموزشگاه زبان در دنیا دارای ۳ ویژگی اصلی و مهم هستند که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم.
1- جامع و یکپارچه بودن نرم افزار مدیریت آموزشگاه
اساسا دلیل استفاده از نرم افزار جامع آموزشگاه زبان در جهان این است که آموزشگاه‌ها بتوانند تا حد امکان کارهای خود را به صورت جامع و یکپارچه انجام دهند و مدیریت کنند. بنابراین نرم‌افزاری در این زمینه می‌توند برای آموزشگاه‌ها کاربردی و تاثیرگذار باشد که تا حد امکان از امکانات و قابلیت‌های خوبی برخوردار باشد و به آموزشگاه اجازه دهد تا حد ممکن فعالیت‌های بیشتری در آن انجام دهد.
بخش‌های مدیریت، اساتید و زبان‌آموزان سه بخش اصلی و پایه در هر نرم افزار مدیریت آموزشگاه زبان است که باید تمام فعالیت‌هایی که توسط این سه گروه افراد انجام می‌شود را پوشش دهد. این یعنی یک سیستم جامع مدیریت آموزشگاه زبان دست کم باید شامل بخش‌های مربوط به انجام امور مالی، امور اداری، برنامه‌ریزی کلاس‌ها برای اساتید، بخش طراحی سوال و نمره‌دهی برای اساتید، بخش برگزاری کلاس و آزمون، بخش ثبت‌نام و واریز شهریه برای زبان‌آموزان و بخش بررسی نمرات باشد.
داشتن فروشگاه برای فروش کتاب‌های آموزشی و کمک آموزشی، داشتن لینک‌های مفید برای اساتید و زبان‌آموزان، داشتن دستیار هوشمند و خدمات وب‌سایت تبلیغاتی باعث می‌شود نرم افزار مدیریت آموزشگاه زبان تبدیل به یک سیستم کاملا جامع و کاربردی برای آموزشگاه شود. نیاز به انجام کارها به صورت حضوری یا دستی را در بخش مدیریت، اساتید و زبان‌آموزان تا حد ممکن کاهش دهد.
2- پشتیبانی از سیستم عامل‌های مهم مثل ویندوز، اندروید و iOS
بسیار مهم است که سیستم مدیریت آموزشگاه زبان به پلتفرم‌های مختلف مجهز باشد تا افراد بیشتری بتوانند از آن‌ها استفاده کنند. بسیاری از زبان‌آموزان ممکن است به لپ‌تاپ یا کامپیوتر دسترسی نداشته باشند. بنابراین باید شرایطی را فراهم کرد که این افراد بتوانند با استفاده از گوشی‌های خود (یا گوشی والدین خود) از کلاس‌ها استفاده کنند. همچنین پشتیبانی کردن سیستم از پلتفرم‌های مختلف باعث می‌شود افراد (بخش مدیریت، اساتید و زبان‌آموزان) بتوانند در هر شرایطی از سیستم استفاده کنند و فعالیت‌های خود را انجام دهند.
3- دسترسی آسان و بدون مشکل به سیستم مدیریت آموزشگاه
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین سیستم مدیریت آموزشگاه زبان در جهان داشتن دسترسی ساده و بدون مشکل برای افراد در هر شرایطی است. در حال حاضر مشکلات اینترنتی، سرعت پایین عملکرد سیستمی و محدودیت‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری در بسیاری از سیستم‌های اداری و آموزشگاهی وجود دارد که باعث بروز مشکلات بسیاری در روند انجام کارها می‌شود. عقب افتادن کارهای مهم و ضروری، هدر رفتن زمان برای انجام کارهای ساده و پیش پا افتاده، قطعی‌ها و بروز خطاها به صورت مکرر، کاربران را حسابی خسته کرده است. یک نرم افزار مدیریتی خوب باید ساختاری داشته باشد که بالاترین استاندارد و کیفیت دسترسی را برای تمام گروه کاربران خود فراهم کند و به معنای واقعی باعث تسهیل و سرعت یافتن فعالیت‌های آن‌ها شود.
۷ نمونه از بهترین نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه زبان
تا اینجا با اهمیت استفاده از سیستم مدیریت آموزشگاه زبان آشنا شدیم و دیدیم که استفاده از این سیستم‌ها تا چه میزان می‌توان باعث افزایش سرعت، کیفیت و دقت در انجام امور آموزشگاه‌های زبان شود. همچنین دیدیم که بهترین نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه زبان در جهان چه ویژگی‌هایی دارند و چطور باعث آسان‌تر شدن کارها در این آموزشگاه‌ها می‌شوند. در ادامه می‌خواهیم ۷ نمونه از بهترین نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه زبان را بررسی کنیم و ببینیم این نرم‌افزارها چه ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی دارند.
1- نرم افزار گریدلینک (gradelink)
گریدلینک یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه زبان در جهان است که توسط بسیاری از آموزشگاه‌های زبان در آمریکا مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار شامل پورتال‌های مخصوص برای بخش مدیریت، بخش پذیرش (منشی‌ها)، مدیران دفاتر، والدین و زبان‌آموزان، سرپرست یا ناظر آموزشگاه، اساتید و مدیران فنی آموزشگاه است. این سیستم هرآنچه که کادر مدیریت، آموزش و زبان‌آموزان به آن احتیاج دارند را در اختیارشان قرار می‌دهد و یک سیستم کاملا جامع و کاربردی محسوب می‌شود. این سیستم با پشتیبانی از زبان‌های انگلیسی و اسپانیایی اجازه می‌دهد افراد بیشتری در سراسر دنیا بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند و از مزایای آن بهرمند شوند.
2- نرم افزار فیدلو (fidelo)
فیدلو یکی دیگر از قدرتمندترین نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه زبان در جهان است که در کشور آلمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. فیدلو دارای دو سیستم مجزا برای آژانس‌های مسافرتی و آموزشگاه‌ها زبان است. برای آژانس‌ها فرآیند رزرواسیون بلیط هواپیما، هتل و ... را تسهیل می‌کند و در بخش آموزشگاه زبان نیز بخش‌های مختلف مدیریتی را پوشش می‌دهد. فیدلو دارای سه پکیج مختلف است که به عنوان پکیج لوکال، پکیج پریمیوم و پکیج الیت می‌تواند در اختیار آموزشگاه‌های زبان قرار بگیرد. هریک از این پکیج‌ها ظرفیت پذیرش افراد و همچنین امکانات و قابلیت‌های ویژه‌ای دارند که آموزشگاه‌ها می‌توانند براساس نیازهای خود یکی از آن‌ها را تهیه کنند.
3- نرم افزار مدیریت آموزشگاه لیمس (Lims)
لیمس یکی از بهترین سیستم مدیریت آموزشگاه زبان است که در ایران طراحی شده است. لیمس نیز مانند رقبای خارجی خود دارای قابلیت‌های وسیعی است و به صورت پکیج‌های مختلف می‌تواند در اختیار آموزشگاه‌ها قرار بگیرد. لیمس از جمله نرم افزارهای مدیریتی است که هم تحت وب و هم تحت سیستم عامل‌های ویندوز، اندروید و iOS می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد. نرم‌افزار لیمس، از معدود نرم‌افزارهایی است که تنها ویژه‌ی آموزشگاه زبان طراحی شده است. طراحی لیمس به گونه‌ای است که تمام نیازهای فرآیندهای مالی، اداری، آموزشی و حتی آموزش آنلاین و مجازی را برآورده می‌کند.
این سیستم جامع مدیریت آموزشگاه زبان دارای پورتال‌های ویژه مدیریت، اساتید، زبان‌آموزان، دستیار هوشمند، تجهیزات سخت‌افزاری، سیستم حضور‌و‌غیاب، خدمات وب‌سایت تبلیغاتی و همچنین بخش آموزش مجازی است. لیمس براساس نیاز آموزشگاه‌ها می‌تواند در سه بسته مختلف بیسیک، استاندارد و ادونس به فروش برسد. هریک از این بسته‌ها دارای ظرفیت مشخصی برای استفاده کاربران و همچنین دارای قابلیت‌ها و امکانات خاصی هستند.
4- نرم افزار اسکولوژی (Schoology)
اسکولوژی یکی دیگر از بهترین نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه زبان در دنیا است که توسط آموزشگاه‌های زبان در ایالات متحده آمریکا مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم دارای پورتال‌های ویژه برای معلمان، زبان‌آموزان، مدیران برنامه‌ریزی درسی، معلمان ویژه آموزش‌و‌پروش، والدین، ناظران و مدیران است. این سیستم دارای بخش‌های ویژه‌ای است که با استفاده از آن‌ها زبان‌آموزان می‌توانند بخشی از برنامه‌های درسی خود را به صورت شخصی پیش ببرند. با استفاده از این سیستم، آموزشگاه می‌تواند فعالیت‌های مختلف خود مثل ثبت‌نام زبان‌آموزان، اطلاع‌رسانی به زبان‌آموزان، برگزاری کلاس‌های آنلاین و بسیاری از امور فنی، مدیریتی و آموزشی خود را در آن انجام دهد.
5-نرم افزار یوراگورا (Youragora)
یوراگورا یکی دیگر از بهترین سیستم‌های مدیریت آموزشگاه زبان در دنیا است که نه‌تنها توسط آموزشگاه‌های زبان بلکه توسط مدارس، دانشگاه‌ها، آژانس‌های مسافرتی و استارت‌آپ‌های معلمان در آمریکا نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم دارای پورتال ویژه برای مدیران، معلمان و زبان‌آموزان است که هم بر روی دسکتاپ و هم بر روی گوشی‌های تلفن قابل استفاده است. یوراگورا از قدرتمندترین نرم‌افزارها و سخت‌افزارها جهت ایجاد یکپارچگی، دقت و سرعت در انجام امور آموزشگاه‌ها استفاده می‌کند. این سیستم دارای ۳ بسته ویژه، شامل پک استارتر، پک پرو و پک مخصوص شرکت‌ها و پروژه‌ها است که افراد می‌توانند براساس نوع و حجم فعالیت خود یکی از آن‌ها را تهیه و با برنامه‌های انعطاف‌پذیر پرداخت، از آن‌ها استفاده کنند.
6- نرم افزار تک‌ورکس (Techworks)
تک‌ورکس یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریتی است که برای انجام امور مختلف در آموزشگاه‌های زبان، آموزشگاه‌های موسیقی و آموزشگاه‌های رانندگی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم دارای قابلیت‌ها و امکانات گسترده‌ای است که از آن جمله می‌توان به بخش برنامه‌ریزی و زمان‌بندی برنامه‌ها و کلاس‌ها، ثبت نمرات و نتایج و امکان تحلیل و بررسی آن‌ها و همچنین بخش‌های ارتباطی اشاره کرد. همچنین این سیستم می‌تواند توسط افراد برای انجام آزمون‌های آمادگی جهت شرکت در کلاس‌های مختلف مورد استفاده قرار بگیرد. تیچ‌ورکس یک از بهترین سیستم های جامع مدیریتی است که استفاده از آن تا حد زیادی می‌تواند به سرعت و نظم بخشیدن اموری مدیریتی در آموزشگاه‌ها کمک کند.
7- نرم افزار کلاس 365 (Classe365)
این نرم افزار مدیریتی در چهار بخش مدارس، آموزشگاه‌های عالی، دانشگاه‌ها و آکادمی‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. با استفاده از این نرم‌افزار، مدیران، اساتید و دانش‌آموزان می‌توانند فعالیت‌های مختلف خود مثل شرکت در کلاس‌های آنلاین، امور مالی و امور اداری خود را با دقت و سرعت بالایی انجام دهند.
سخن پایانی
حجم بالای فعالیت‌ها در آموزشگاه‌های زبان از یک سو و نیاز به زیرساخت‌های مناسب جهت برگزاری کلاس‌های مجازی طی سال‌های اخیر از سوی دیگر باعث شده آموزشگاه‌های زبان به دنبال فراهم کردن سیستمی باشند که با استفاده از آن بتوان امور مختلف مدیریتی و آموزشی را به آسانی و بدون ایجاد مشکل انجام داد.
نرم افزارهای جامع مدیریت آموزشگاه های زبان در جهان به همین منظور مورد استفاده قرار می‌گیرند. استفاده از این نرم‌افزارها باعث می‌شود امور مختلف، هم از سوی کادر مدیریت و آموزش و هم از سوی زبان‌آموزان با سرعت و دقت بیشتری انجام بگیرد. در این میان تا حد زیادی از حجم کارها، هزینه‌های اضافه و نیاز به نیروهای انسانی کاسته شود. سیستم‌های مدیریتی در آموزشگاه‌های زبان بدون شک شکل بهتری هم به فرآیند مدیریت و هم به فرآیند آموزش و یادگیری بخشیده‌اند. در انتها خوشحال می‌شویم اگر نظرات و پیشنهادات خود را با ما به اشتراک بگذارید.