بهترین روش اطلاع رسانی برای آموزشگاه زبان چیست؟
تصمیم گرفته‌اید که یک دوره جدید به آموزشگاه خود اضافه کنید، زمان برگزاری دوره، استاد، محل برگزاری و مدت دوره و سرفصل‌های آن مشخص شده است. اما برای جذب افراد و ثبت‌نام علاقه‌مندان چه برنامه‌ای دارید؟ احتمالا اولین قدم انتشار اطلاعیه دوره در محیط آموزشگاه است. اما این اطلاعیه‌ها توجه چند نفر را جلب می‌کند؟
امروزه لازم نیست برای اطلاع‌رسانی، با افراد روبرو شویم و پیام خودمان را انتقال دهیم. ایمیل، پیامک، وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی از جمله ابزارهایی هستند که ارتباط با مخاطبان را ساده کرده‌اند. در این مقاله به بررسی روش‌های اطلاع رسانی در یک آموزشگاه زبان می‌پردازیم. مزایا و معایب هر یک از این ابزار را بیان‌می‌کنیم تا متناسب با پیام و مخاطب خود، ابزار مناسب را انتخاب کنید. فرصت مطالعه این مقاله را از دست ندهید.
فهرست مطالب:
چرا باید آموزشگاه کانال ارتباطی با افراد داشته باشد؟
چه موضوعاتی را باید به زبان آموزان اطلاع رسانی کرد؟
ابزار و روش‌های اطلاع رسانی در آموزشگاه زبان
اطلاع رسانی خودکار با دستیار هوشمند لیمس
چرا باید آموزشگاه کانال ارتباطی با افراد داشته باشد؟
برای همه‌ی مدیران و پرسنل آموزشگاه زبان ضرورت اطلاع‌رسانی روشن است. اطلاع‌رسانی در مواردی مانند: گزارش غیبت، تغییر برنامه کلاسی، یادآوری آزمون‌ها، اعلام نمرات، یادآوری به بدهکاران و حتی اطلاع‌رسانی برگزاری دوره جدید، نظرسنجی و ... که باید به نحوی به زبان‌آموزها منتقل شود. همچنین ممکن است آموزش زبان جدیدی به برنامه آموزشگاه افزوده شود یا از متدهای خاصی برای آموزش رونمایی شود که باید از طریقی به دانش‌آموزان قدیمی یا افراد دیگری که در بازار هدف قرار دارند، منتقل شود. بنابراین وجود کانال ارتباطی جامع و همه‌پسند که تمام اطلاعات لازم را به‌طور دقیق و بدون خطا در اختیار مخاطبان قرار دهد، از الزامات یک مؤسسه آموزش زبان به‌حساب می‌آید.
چه موضوعاتی را باید به زبان‌آموزان اطلاع رسانی کرد؟
همان طور که کمی پیش‌تر نیز به آن اشاره کردیم، یک آموزشگاه زبان به طور معمول نیازدارد در مواقعی چون زیر اطلاع‌رسانی انجام دهد:
- گزارش غیبت زبان‌آموزان به والدین؛
- هشدار و یادآوری به بدهکاران؛
- اطلاع‌رسانی اخبار آموزشگاه؛
- اطلاع‌رسانی رویدادها و ورکشاپ‌ها؛
- اطلاع‌رسانی تغییرات دوره یا آزمون؛
- اطلاع‌رسانی آغاز ثبت نام؛
- تبلیغات؛
- نظرسنجی و... .
در اغلب اوقات تمام این اطلاع‌رسانی‌ها باید توسط کارمندان مؤسسه انجام شود که در صورت فراموشی یا عدم وجود بستر مناسب، این امور به بهترین شکل انجام نخواهد شد یا در صورت انجام، زمان زیادی را از پرسنل خواهد گرفت. به همین دلیل وجود یک سیستم اطلاع‌رسانی قوی و یکپارچه که بتواند با هزینه‌ای کم، رضایت زبان آموزان و والدین آنها را به همراه داشته باشد و همچنین به سود آموزشگاه بیافزاید، به‌نوعی واجب است.
ابزار و روش‌های اطلاع‌رسانی در آموزشگاه زبان
اطلاع‌رسانی به موقع در آموزشگاه‌های زبان، اگر مهم‌تر از برگزاری دوره‌های آموزشی نباشد، کم‌اهمیت‌تر از آن هم نیست. اغلب اطلاع رسانی در آموزشگاه از وظایف اصلی منشی یا یکی از پرسنل آموزشگاه است و اغلب از طریق روش‌های مختلفی مانند تماس تلفنی، پیامک، ایمیل و شبکه‌های اجتماعی انجام می‌شود. اما آیا این روش‌ها برای اطلاع‌رسانی کم‌هزینه و بدون خطا در آموزشگاه‌ها مناسب هستند؟ در ادامه به این پرسش پاسخ می‌دهیم.
1. اطلاع رسانی در آموزشگاه با تماس تلفنی
تماس تلفنی اولین و قدیمی‌ترین ابزار اطلاع رسانی در آموزشگاه زبان است. این روش معایب زیادی دارد. اولین و مهم‌ترین ایراد این روش، صرف زمان طولانی است. همچنین هزینه اطلاع‌رسانی در این روش بالا است و با توجه به نوع فرآیند احتمال فراموشی، عدم پاسخگویی مخاطب و هر نوع خطای انسانی زیاد است. از طرف دیگر به دلیل نوع ارتباط که یک گفتگوی دوسویه است، ارتباط و تاثیرگذاری قوی‌تری ایجاد خواهد شد. در نهایت باید گفت اگر چه این روش به صرفه نیست، اما استفاده از این روش در مواردی بسیار مناسب خواهد بود. به عنوان مثال برای نظرسنجی از افرادی که مدتی است در دوره‌های آموزشگاه شرکت نکرده‌اند؛ می‌توان استفاده کرد.
2. اطلاع رسانی در آموزشگاه زبان با پیامک
بعد از روی‌کارآمدن تلفن همراه و امکان ارسال پیامک انبوه، اطلاع رسانی از طریق پیامک نیز به برنامه آموزشگاه‌ها اضافه شد. این روش به مراتب بهتر از برقراری تماس تلفنی است. زیرا درگیری‌های تماس تلفنی را نخواهد داشت و به مراتب مدت زمان کمتری را از پرسنل می‌گیرد. با این حال نمی‌توان از وقت‌گیر بودن و دردسرهای اطلاع رسانی در آموزشگاه با پیامک چشم‌پوشی کرد. چرا که در هر صورت باید متن پیامک‌های اطلاع‌رسانی به‌صورت دستی نوشت و ارسال کرد. همین موضوع درصد خطا را نیز افزایش می‌دهد.
همچنین بعضی از پیامک‌ها به طور مکرر و برای افراد زیادی باید ارسال شود، که اگر به یک سیستم دستور ارسال پیامک را بدهیم و از آن پس به صورت خودکار پیامک‌ها ارسال شود؛ در زمان و هزینه صرفه‌جویی شده است. پیامک تایید ثبت‌نام، یا اعلام تغییرات کلاس از این دسته هستند. برای اطلاع از اصول بازاریابی پیامکی، پیشنهاد می‌کنیم، حتما مقاله‌ی «بازاریابی پیامکی برای آموزشگاه زبان» را بخوانید.
3. اطلاع رسانی در آموزشگاه با ایمیل
اطلاع رسانی در آموزشگاه زبان از طریق ایمیل از روش‌های جدید و به‌روز است و مخاطبان خاص خود را دارد. اطلاع‌رسانی به وسیله ایمیل، مزایا و معایبی دارد. امکان ارسال همزمان تعداد زیادی ایمیل از مزیت‌هایی استفاده از ایمیل است. اما بهتر است پیش از ارسال ایمیل به زبان‌آموزان و مخاطبان خود، بررسی کنید چه تعداد از آنها از ایمیل خود را استفاده می‌کنند. همچنین دوره تناوب بررسی صندوق ایمیل هم فاکتور مهمی است.
اگر ایمیل در بین مخاطبان شما جایگاه خوبی دارد، روشی ارزان و مناسب برای اطلاع‌رسانی دوره‌های جدید، نمرات و اخبار آموزشگاه است. هر چند همچنان توصیه می‌کنیم، اطلاع‌رسانی فوری مانند تغییر ساعت جلسه یا لغو آن، با یک پیامک اطلاع داده شود.
در ارسال ایمیل، علاوه بر متن، از عکس، ویدئو و سایر فرم‌های محتوا می‌توانید استفاده کنید و محدودیت کاراکتر نیز وجود ندارد. به همین دلیل توصیه ما استفاده از ایمیل در کنار ارسال پیامک است. البته پیش از هر تصمیمی، مخاطب خود را بشناسید و متناسب با آنها و پیام‌تان ابزار را انتخاب کنید. اگر مایل هستید درباره ایمیل مارکتینگ بیشتر بدانید؛ توصیه می‌کنیم مقاله‌ی «بازاریابی ایمیلی برای آموزشگاه‌های زبان» را بخوانید.
4. اطلاع رسانی از طریق شبکه‌های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی در زمینه اطلاع‌رسانی نقش مهمی می‌توانند داشته باشند. شبکه‌های اجتماعی برخلاف ابزارهای دیگر، یک راه ارتباطی دوسویه به حساب می‌آیند که امکان شکل‌گیری یک گفت‌و‌گو در آن وجود دارد. به همین دلیل است که توصیه می‌کنیم اطلاع‌رسانی از طریق شبکه اجتماعی را جدی بگیرید. زیرا در شبکه‌های اجتماعی این امکان وجود دارد که مخاطب به طور مستقیم، نظرات مثبت و منفی، نیازها یا سوالات خود را با شما در میان بگذارد.
اطلاع رسانی خودکار با دستیار هوشمند لیمس
در نرم افزار مدیریت یکپارچه آموزشگاه زبان لیمس، برای اطلاع‌رسانی دقیق، کم‌هزینه و بی‌دردسر راهکاری اندیشیده شده است. پیشنهاد ما استفاده از دستیار هوشمند لیمس است. دستیار هوشمند لیمس تمام اطلاعات زبان‌آموزان، پرسنل و آموزشگاه را در تمام ساعات شبانه روز از طریق وب‌سایت، نرم‌افزار و اپلیکیشن دریافت و ثبت می‌کند. بعد از آن این داده‌ها را هوشمندانه تحلیل می‌کند و گزارش آن را صادر می‌کند.
با چند کلیک، می‌توانید یک متن ثابت و شخصی‌سازی شده را به دستیار هوشمند بدهید و از او بخواهید در مواقع مشخصی برای مخاطب ارسال کند. به عنوان مثال، پس از دریافت و ثبت شهریه دریافتی از زبان‌آموز، پیامک تایید دریافت شهریه برای او ارسال شود. دستیار هوشمند لیمس در زمینه اطلاع رسانی خدمات زیر را به آموزشگاه‌ها ارائه می‌کند:
- ثبت خودکار حضور و غیاب
- ارسال خودکار گزارش غیبت برای والدین
- ارسال خودکار پیامک برای بدهکاران
- ارسال خودکار پیامک نمرات و کارنامه
- اطلاع‌رسانی تغییر دوره و جلسات
- اطلاع‌رسانی زمان آزمون
- ارسال پیامک تایید پرداخت و ثبت نام
- یادآوری وظایف پرسنل
امکان ارسال پیامک‌های برنامه‌ریزی شده با دستیار هوشمند لیمس
دستیار هوشمند لیمس علاوه بر ارسال پیامک‌های اصلی آموزشگاه، قادر به ارسال پیامک‌های تنظیم‌شده متناسب با نیازهای شماست. به عنوان مثال می‌توانید پیامکی مبنی بر تبریک تولد زبان‌آموزان را تنظیم کنید. دستیار هوشمند لیمس، در زمان مشخص، آن را به طور خودکار برای فرد ارسال می‌کند.
و اما در آخر باید گفت
در این نوشته به اهمیت وجود ابزار اطلاع رسانی در آموزشگاه پرداختیم و از مزایای وجود یک سیستم هوشمند اطلاع‌رسانی در مؤسسه‌های زبان گفتیم. دستیار هوشمند لیمس ابزار تسهیلگر اطلاع‌رسانی است که به عنوان دست راست مدیر آموزشگاه عمل می‌کند. به کمک لیمس می‌توانید ورود و خروج پرسنل آموزشگاه و زبان‌آموزان را کنترل کنید و انواع پیامک‌های اطلاع‌رسانی مانند پرداخت شهریه یا پیامک‌های مناسبتی را به‌طور خودکار برای مخاطبانتان ارسال کنید.